Con il termine “whistleblowing” si intende un insieme di norme volte a tutelare da eventuali ritorsioni i soggetti che segnalano illeciti o irregolarità all’interno della realtà di Valetudo.

La finalità, dunque, del canale interno di whistleblowing è quella di garantire la riservatezza del segnalante e proteggere quest’ultimo da eventuali ritorsioni subite in ragione della segnalazione; le predette tutele non sono garantite in caso di segnalazione ordinaria presso un referente o un superiore.

Possono fare una segnalazione tramite il canale interno i dipendenti, gli ex dipendenti, i soci e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso Valetudo, i soggetti esterni (consulenti, dipendenti di fornitori di beni e servizi, tirocinanti, volontari) che svolgono attività per e/o presso Valetudo, i candidati a una posizione in Valetudo.

Il segnalante può scegliere se presentare la segnalazione in modo anonimo o meno. Nel caso opti per l’anonimato, il segnalante avrà comunque il diritto a rimanere informato sugli sviluppi delle indagini conseguenti alla segnalazione e la possibilità di essere contattato tramite la piattaforma in un momento successivo per ulteriori informazioni strumentali alla gestione della segnalazione. La riservatezza del segnalante e delle persone coinvolte sarà in ogni caso pienamente garantita.

Il D. Lgs. 24/2023 precisa con chiarezza le violazioni – conosciute in ambito lavorativo – che possono essere oggetto di segnalazione, ossia: violazioni del diritto europeo (es. diffusione di dati personali di dipendenti di Valetudo) o nazionale in materia civile (es. danneggiamento di beni aziendali), penale (es. comportamenti che siano inquadrabili nel mobbing; accettare una somma di denaro per influenzare la scelta di un fornitore), amministrativa (es. impiego in Valetudo di contanti superiori alla soglia prevista ex lege), contabile (es. errata dichiarazione fiscale).

Non è possibile utilizzare il canale di Valetudo per la segnalazione di questioni esclusivamente attenenti al proprio rapporto individuale di lavoro, nonché le questioni comunque inerenti alle Risorse Umane (HR) o al tema di Salute, Sicurezza e Ambiente, per le quali occorre rivolgersi direttamente ai dipartimenti competenti. Non possono inoltre essere presentate segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’UE.

Non rientrano nel perimetro delle segnalazioni rilevanti quelle attinenti le violazioni di procedure interne né il sistema di gestione adottato da Valetudo in conformità alle procedure ISO (ad es. il mancato rispetto di una norma GMP/ISO), purché non rappresentino, a loro volta, violazioni segnalabili ai sensi del d. lgs. 24/2023.

Chiarito l’oggetto delle segnalazioni, occorre soffermarsi sul contenuto pratico delle stesse. Le segnalazioni devono contenere informazioni circostanziate – precise e complete, sui fatti, sulle circostanze di tempo e di luogo, sulle persone coinvolte e, per quanto possibile, sugli elementi fondanti l’oggetto della segnalazione. La segnalazione può basarsi anche su fondati sospetti relativi alla commissione di violazioni oppure, su elementi concreti, precisi e concordanti relativamente ad eventi che non si sono ancora verificati. Inoltre, possono essere oggetto di segnalazione anche le condotte che sono volte ad occultare una violazione.

Qualora il segnalante inviasse una segnalazione su un canale diverso dal portale web suindicato (erroneamente) e volesse mantenere segreta la propria identità e beneficiare delle tutele previste in caso di ritorsioni, deve indicarlo nell’oggetto della segnalazione.

Il segnalante che abbia presentato una segnalazione in buona fede relativamente ad una violazione non sarà soggetto ad alcuna misura disciplinare o a ritorsioni di alcun tipo legate alla segnalazione, anche se la segnalazione dovesse successivamente essere considerata come imprecisa o infondata.

Chiunque invece presenti consapevolmente e deliberatamente una falsa segnalazione o false dichiarazioni, divulghi informazioni fuorvianti o agisca in malafede (per esempio, presentando denunce diffamatorie o calunniose), oltre a perdere il diritto a tutte le tutele previste per il segnalante ai sensi del d.lgs. 24/2023, sarà soggetto alle relative conseguenze sanzionatorie (anche penali), in conformità con il Codice Disciplinare adottato da Valetudo, con le procedure aziendali e le leggi vigenti. Le medesime conseguenze si produrranno in caso di utilizzo doloso dei canali di segnalazione esterni.

Come richiesto dal d. lgs. 24/2023, Valetudo si impegna ad adottare tutte le misure necessarie per assicurare la tutela del Segnalante, del segnalato e dei soggetti coinvolti nella segnalazione, compreso il facilitatore, al fine di salvaguardare gli stessi da eventuali danni alla loro reputazione o altre conseguenze negative ancor prima che venga accertato il contenuto della segnalazione.

Valetudo e gli eventuali soggetti esterni coinvolti assicurano la massima tutela di tutti i dati personali trattati, impedendo l’indebita circolazione di informazioni personali sia verso l’esterno che verso l’interno degli uffici di Valetudo, a soggetti non autorizzati al trattamento di tali dati.

Inoltre, i soggetti segnalati e comunque coinvolti nella segnalazione hanno tutte le garanzie di difesa normalmente riconosciute nel corso di eventuali procedimenti disciplinari o di diversa natura che dovessero essere instaurati a seguito della segnalazione.

Le eventuali ritorsioni devono essere segnalate immediatamente ad ANAC mediante l’impiego del relativo canale di segnalazione esterno; una volta accertata la responsabilità degli autori della condotta ritorsiva, a questi ultimi saranno anche applicati da parte di Valetudo provvedimenti disciplinari. Valetudo può inoltre adottare dei provvedimenti, in conformità alle leggi applicabili, nei casi di comportamenti ostativi all’esercizio del diritto di segnalazione.

La segnalazione viene ricevuta da un comitato composto da 3 persone (nel seguito, il “Comitato Whistleblowing”), e precisamente da due dipendenti Valetudo (HR Manager e IT Manager in carica) e da un qualificato professionista esterno (il Consulente del Lavoro incaricato da Valetudo in ambito Whistleblowing). Il Comitato si occuperà della segnalazione in collaborazione con un investigatore qualificato, individuato come la persona più adatta a gestire quella determinata segnalazione.

Qualora un soggetto riceva una segnalazione senza essere competente in proposito deve: (i) tempestivamente trasmettere tale segnalazione al Comitato Whistleblowing; (ii) mantenere la massima riservatezza in ordine al contenuto della segnalazione e/o ai soggetti coinvolti qualora ne sia venuto a conoscenza. Tale circostanza si applica anche in caso di segnalazione pervenuta ad un soggetto competente tramite un canale errato (es. segnalazione a mezzo e-mail anziché tramite il portale).

Per poter inserire una segnalazione, il segnalante si deve prima registrare al Whistleblowing Portal di Valetudo. Quando il segnalante si accinge a fare la registrazione del proprio account sulla piattaforma, il sistema gli assegna un nickname non nominativo e richiede al segnalante di inserire una password a propria scelta. Il segnalante deve custodire nickname e password per poter inserire le proprie segnalazioni e seguirne l’evoluzione. Al momento dell’inserimento della segnalazione sulla piattaforma, il segnalante riceverà immediatamente una conferma di avvenuta ricezione della segnalazione e riceverà entro i 7 giorni successivi un secondo avviso della presa in carico della stessa e manterrà un contatto diretto con il gestore della segnalazione per tutta la durata delle indagini. In ogni caso il segnalante riceverà entro 3 mesi dalla presentazione della segnalazione il report finale con l’esito delle indagini.

Se il segnalante, al momento della registrazione del proprio Account, ha fornito un suo contatto e-mail, riceverà tramite e-mail le notifiche relative a tutti gli eventi che richiedono l’accesso al portale per verificare l’avanzamento della gestione della segnalazione, per rispondere ai messaggi in chat, ecc….

Il contatto e-mail è usato anche per poter recuperare la password smarrita/dimenticata.

Il nickname smarrito non è recuperabile in nessun modo.

Se invece il segnalante non ha fornito un proprio contatto mail, è sua cura fare accesso periodicamente al portale per seguire l’avanzamento della gestione della segnalazione e per rispondere ad eventuali messaggi in chat. In assenza di un contatto e-mail è impossibile per il segnalante recuperare la password smarrita/dimenticata; in altre parole, se un utente smarrisce nickname e/o password, perde completamente l’accesso al proprio account.

Durante l’intero processo di raccolta e gestione di una segnalazione, il trattamento dei dati personali di ciascun soggetto coinvolto viene effettuato da Valetudo nel pieno rispetto delle previsioni della normativa privacy, nei modi e con i limiti illustrati nell’informativa privacy consultabile al seguente link. L’esercizio dei diritti normalmente garantiti all’interessato potrebbe essere limitato, in quanto ne potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

A certe condizioni è possibile presentare la segnalazione anche tramite canali esterni, in particolare:

a) presso il sito internet di ANAC, alle seguenti condizioni:

• si è presentata una segnalazione interna cui non è stato dato seguito;
• vi è fondato motivo di ritenere che alla segnalazione interna non verrà dato seguito;
• il fatto da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare ad un’autorità;

b) mediante una divulgazione pubblica, alle seguenti condizioni:

• sono già state presentate delle segnalazioni interne ed esterne cui non è stato dato seguito;
• il fatto da segnalare costituisce un pericolo imminente da segnalare alla collettività;
• sussiste il concreto rischio di ritorsioni in caso in cui si proceda a segnalazione mediante un canale diverso.

La presentazione di una segnalazione attraverso l’impiego di un canale esterno in assenza delle condizioni previste dal decreto determina la perdita delle tutele riconosciute in capo al segnalante ai sensi dell’art. 20 del d. lgs. 24/2023; ciò implica il riconoscimento delle relative responsabilità (anche penali) in capo al segnalante.

Restano a disposizione del segnalante i canali di segnalazione già previsti dalla legge per la comunicazione alle autorità competenti di questioni inerenti ad illeciti di natura penale o amministrativa, in presenza dei relativi presupposti normativi (es. querela di un reato presso le forze dell’Ordine).

Per qualsiasi informazione inerente il whistleblowing ti preghiamo di contattare il Comitato Guida al seguente indirizzo : whistleblowing@valetudo.com

Rammentiamo che questo indirizzo e-mail NON deve essere usato per inserire segnalazioni. Le segnalazioni devono essere fatte solo ed esclusivamente accedendo al portale tramite il link all’inizio di questa pagina.